Aimerais-tu connaitre mes 5 conseils pour gagner du temps au travail ? Lorsqu’on parle de productivité, on s’intéresse en premier lieu à gagner du temps pour être plus efficace. Mais je pense qu’il faut d’abord savoir comment on en perd !
Tout le monde est capable de gagner du temps au travail, il suffit simplement d’avoir les bonnes informations, et les appliquer.
C’est pourquoi je vais partager dans cette article, 10 conseils à suivre pour te faire gagner du temps tout en travaillant mieux.
1. Supprimer ce qui est inutile, un bon moyen pour gagner du temps
La première chose, c’est de faire un tracking de sa journée.
C’est à dire qu’il faut noter sur un carnet, tout ce qu’on fait dans une journée avec le temps que cela prend à chaque fois. Ce qui permettra de prendre conscience des choses faites par habitude, et du temps qu’on consacre à chacune d’elle.
- Note absolument tout ce que tu fais durant plusieurs jours, sans tricher ! Indique le temps que tu passes sur chaque activité.
- Analyse ensuite tes journées et sélectionne les choses que tu devrais éliminer ou réduire.
En général, le fait d’écrire tout ce qu’on fait, pousse à réduire les distractions et à perdre moins de temps. On n’aime pas s’avouer qu’on n’est pas capable de gérer ses journées.
Ce premier conseil aide à voir précisément comment nos journées se déroulent et à éliminer le superflu.
Tu peux lire également cet article : 12 Conseils pour gagner en productivité
2. Regrouper ses tâches en lot permet de gagner du temps
La mise en lot, ou plus communément appelé le batching est une méthode de travail qui consiste à regrouper ses actions ou ses tâches par lot.
Lorsque j’ai commencé dans l’entrepreneuriat, je ne connaissais pas encore cette méthode de travail, et je perdais beaucoup de temps à refaire les mêmes choses tous les jours.
Par exemple, quand j’ai décidé de me lancer sur Instagram, je souhaitais publier tous les jours pour être visible et attirer des abonnées. Je devais donc trouver une idée de post, créer mon visuel, rédiger et trouver les hashtags qui vont bien, à chaque nouvelle publication.
Je recommençais donc ce travail tous les jours et ça me prenais environ 30 minutes par jour. Au début, je gérais bien, mais très vite ça devenait de plus en plus lourd au quotidien.
J’ai donc chercher une solution et j’ai découvert le batching. Parfois les hacks les plus redoutables ne sont que du bon sens !
J’ai alors commencer à planifier une demi-journée que je consacrais entièrement à mes publications sur les réseaux sociaux pour les 30 jours à venir (création de visuel, posts, programmation de la publication grâce à des outils en ligne comme Later, Buffer).
Très vite, j’ai réalisé qu’en regroupant mes actions sur 3 heures (un demi journée de travail), je gagnais 12 heures par mois, plus de la sérénité d’esprit et je subissais beaucoup moins de stress.
- 30 minutes par jour pendant 30 jours = 15 heures par mois
- Batching : travail réalisé en 3 heures
- Regrouper en lot me fait donc gagner du temps : 12 heures par mois libéré
3. Gagner du temps en éliminant les interruptions
Lorsque tu veux réaliser un travail et que tu es interrompue plusieurs minutes par le téléphone, par les enfants, par des notifications, ou n’importe quelles autres distractions, tu entrecoupes tes sessions de travail et tu rallonges ton temps de réalisation.
Des études ont été menées à l’Université d’Irvine en Californie et d’Humboldt en Allemagne, sur les interruptions au travail. Les chercheurs ont découvert que, chaque fois qu’une personne est interrompue pendant plusieurs minutes dans son travail, il lui fallait ensuite 23 minutes pour retrouver le même niveau de concentration. (Source : The Cost of Interrupted Work : More Speed and stress).
Lorsque tu reçois une notification de mail par exemple, et que tu décides d’aller y jeter immédiatement un œil, tu vas progressivement entrer dans un cercle vicieux.
Une fois le doigt dans l’engrenage, tu subis l’effet boule de neige qui te fera perdre bien plus de temps que tu ne le crois au départ.
Tu te dis « je vais répondre au mail rapidement pendant que c’est encore frais dans mon esprit », et pendant la rédaction de ton mail, tu hésites sur l’orthographe d’un mot alors tu vas sur internet pour vérifier, puis tu cherches un site fiable qui pourrait te donner la réponse que tu cherches.
Voilà ! Tu as trouvé, alors tu reviens sur ton mail mais tu as perdu le fil de ta phrase. Tu remontes et relis ce que tu avais écris précédemment, tu corriges les fautes, tu reformules tes phrases, etc…
Finalement, une notification de mail, t’aura interrompu pendant plusieurs minutes auxquelles il faudra ajouté les 23 minutes pour retrouver ta concentration. Maintenant, multiplie ce temps perdu par le nombre d’interruptions pendant ton temps de travail.
Tu comprends mieux pourquoi tu ne finis jamais ta to do list maintenant ?
Le mieux à faire pour gagner du temps au travail, c’est d’éloigner toutes sources de distractions comme le téléphone, la télé et autres distractions et de couper toutes les notifications pendant tes sessions de travail. Reste concentrée sur ce que tu fais jusqu’à le terminer.
4. Améliorer sa concentration est une solution pour gagner du temps
Pourquoi aujourd’hui, il y a de nombreuses personnes qui passent énormément de temps à travailler sans jamais réussir à arriver au bout de leur projet ?
Simplement, parce que leur attention est dispersée au lieu d’aller droit au but.
La capacité à rester concentrée est indispensable pour être efficace au travail. C’est l’une des qualités qui permet d’accélérer la réalisation des tâches, mais aussi, d’apprendre plus vite ou encore de trouver des solutions.
Lorsqu’on est capable de se concentrer on avance plus vite sur ses tâches et on arrive rapidement à atteindre ses objectifs. On entre dans un cercle vertueux .
Gagner du temps au travail, nous permet d’avoir plus de temps libre pour se reposer, profiter de sa famille et pour ses loisirs. On est plus sereine, on a plus confiance en soi et ceci augmente considérablement la motivation intrinsèque pour réaliser des challenges plus grands.
5.Arrêter le multitâche fait gagner du temps
Difficile de se débarrasser de la croyance générale, selon laquelle faire plusieurs tâches en même temps ferait gagner du temps.
En réalité, c’est tout le contraire ! Des scientifiques de l’INSERM à Paris ont découvert lors une étude, que les étudiants qui tentaient d’exécuter 2 tâches en même temps faisaient 3 fois plus d’erreurs que ceux qui se concentraient sur 1 tâche à la fois.
Et selon une étude publiée dans The Journal of Experimental Psychology, nous augmentons de 40% le temps de réalisation des tâches en faisant du multitâche. Lorsque l’attention switch d’une tâche à l’autre, le cerveau a besoin de temps pour se concentrer à nouveau.
Pour gagner du temps et de la qualité dans notre travail, il est recommandé de rester concentré sur une seule chose à la fois.
Si tu veux connaître les 3 habitudes que j’utilise pour gagner du temps au quotidien et être efficace, je te laisse cliquer ici pour accéder à l’atelier gratuit en ligne, dans lequel, je te donne des clés pour être plus productive.
Partage dans les commentaires, tes hacks et tips qui te font gagner du temps au quotidien dans ton travail, je serais ravie de les découvrir.
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