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Comment 6 outils sous-estimés pourraient vraiment t’aider à libérer du temps

6 outils pour gagner du temps

LES OUTILS INDISPENSABLES

l’Agenda


L’agenda est juste indispensable pour optimiser le temps dont nous disposons et accroitre notre productivité. Planifier nos journées et nos semaines permet de trouver un moment à chacune de nos priorités.

Le temps s’écoule et ne s’arrête jamais quelque soit le retard qui s’amoncelle sur notre bureau. Et pour que le temps joue notre faveur, il nous est tout de même possible de s’organiser. Pour y parvenir, l’agenda qu’il soit papier ou digital, est l’un des outils incontournables.

Travailler sans agenda, c’est comme couper un arbre avec une hache émoussée. Ce que tu peux faire en quelques heures va prendre des semaines a être réalisé. Tant que tes actions ne sont programmées dans ton agenda, tu auras tendance à les repousser car tu trouveras toujours quelque chose de plus « urgent » à faire.

En bref, l’un des outils dont tu ne peux pas te passer si tu veux gagner du temps, c’est l’Agenda. Si tu es une amoureuse de la papeterie, je te conseille (agenda de Doriane, Agenda de Rahma,

ToDoist


outils productivité todoist

Savoir exactement ce que tu dois faire et ce qu’il te reste à accomplir, c’est l’avantage majeur qu’apporte les outils de création d’une To Do List.

Mais l’utilité de la to do list ne se réduit pas seulement à ça !

Elle sert aussi à organiser tes idées et donc à ne rien oublier. Elle permet de coordonner beaucoup plus facilement tes actions et de mieux t’organiser dans l’exécution de tes tâches. Et c’est grâce à ça que tu pourrais gagner des heures par semaine.

Avec une liste de chose à faire, tu peux hiérarchiser tes priorités pour rester totalement focus sur ce qui est important à l’instant T. Ce que j’apprécie particulièrement avec ToDoist, c’est que tu peux créer des listes en fonction du domaine (travail, personnel, shopping…) ou des projets que tu mènes en ce moment (projet formation, projet commun, …) et ça aide beaucoup à garder l’esprit tranquille.

Tout est clair, simple, fonctionnel !

J’aime bien aussi, le fait de pouvoir utiliser des sections pour utiliser la méthode KANBAN (à faire, en cours, terminé), il ne reste plus qu’a faire glisser les tâches d’une colonne à l’autre durant sa progression.

Todoist offre de nombreuses options comme l’identification des priorités ou encore la possibilité de mettre une to do list en favori. Il fait partie des outils « to do list » actuellement sur le marché, les mieux étudiés pour être productif et gagner du temps, ce qui explique son succès.

LES OUTILS QUI PEUVENT VRAIMENT FAIRE LA DIFFÉRENCE

Notion


outils productivité Notion

C’est ma grande découverte de l’année 2021. Notion est l’un des outils de productivité que j’ai intégré à mon business depuis plusieurs mois maintenant et j’en suis très satisfaite. Il me permet de m’organiser et de suivre mes projets très facilement. Ça me fait gagner de nombreuses heures de travail.

Pour t’expliquer un peu ce qu’est l’outil Notion, je pourrais dire que c’est un espace de travail tout en un. Tu peux faire des listes, des tableaux, des bases de données, prendre des notes ou encore « stocker » les pages internet qui t’intéressent.

Cet espace en ligne permet de travailler seul ou de manière collaborative avec ton équipe afin de piloter un projet commun et/ou suivre la progression d’une mission. C’est l’un des outils les plus complets sur le marché actuellement !

Même s’il peut paraitre un peu complexe au premier abord, je trouve que son utilisation est assez simple à comprendre. Une fois que tu l’as pris en main, tu peux créer très facilement et rapidement des pages qui t’aident vraiment à devenir plus productive et efficace au quotidien.

Toggl Track


outils de productivité toggl tracker

Est-ce qu’il t’est déjà arrivé de passer 2 heures sur quelque chose alors que tu avais prévu à la base d’y consacrer seulement 30 minutes ?

Ton attention est absorbée et tu veux absolument terminer cette tâche. On pourrait croire que ce n’est pas si grave après tout !

Passer plus de temps que prévu sur tes tâches, devient un problème quand tu organises tes journées/tes semaines et qu’à la fin tu ne comprends pas pourquoi tu n’as pas réussi à terminer tout ce que tu avais prévu. C’est frustrant et le risque c’est que tu finisses par abandonner les plannings pour travailler au feeling.

Pour t’aider à comprendre où passe vraiment ton temps et pourquoi tu n’arrives pas à respecter ton planning, il y a l’outil Toggl track. Ce n’est pas le seul, tu trouveras certainement d’autres outils qui te permettent de suivre ton temps mais j’aime bien Toggl parce qu’il est assez simple à utiliser.

En général, quand je commence à travailler sur une tâche j’alloue un budget temps et je démarre le minuteur sur l’outil en ligne toggl pour me mettre une pression positive. Ça marche je t’assure !

Tu peux voir le temps qui défile directement sur l’onglet de la page, tu n’as pas besoin de cliquer pour changer à chaque fois de page. Et je t’assure que ça n’a l’air de rien mais ton cerveau se met immédiatement en mode « travail ». Tu gagnes beaucoup de temps à utiliser ce genre d’outils de suivi du temps.

Onglet

LES OUTILS QUI FACILITENT LA VIE

Later


outils productivité Later

Avant de commencer à utiliser les outils d’automatisation des publications de posts sur les réseaux sociaux, je passais un temps colossal à tout faire au jour le jour. Trouver le sujet du post, créer le visuel, rédiger le contenu du post, les hashtags, etc … Chaque jour, ce travail me prenait au moins 30 minutes.

Au début, je publiais tous les jours mais après quelques semaines, je ne trouvais plus le temps de le faire. Je t’explique pourquoi :

7 jours x 30 minutes (minimum) = 210 minutes par semaine.

Je passais plus de 3 heures et demi par semaine à préparer uniquement 7 posts, c’est une perte de temps incommensurable ! Si on ramène ceci au mois, je prenais 14 heures de mon temps de travail mensuel uniquement pour les publications de réseaux sociaux. c’est déraisonnable !

Quand j’ai commencé à automatiser, j’ai testé plusieurs outils d’automatisation de posts et mon choix s’est arrêter sur Later. Je le trouve pratique et le petit plus qui a fait penché la balance, c’est le fait de pouvoir préparer des listes d’hashtags et de captions. Une fois le post rédiger, un simple click permet de copier la liste et/ou le pitch, l’appel à l’action …

Le fait d’automatiser les posts m’a fait changer ma façon de travailler. Au lieu de passer 14 heures par mois je programme seulement 2 fois 3 heures par mois pour tout préparer et programmer les publications. J’ai gagné 8 heures grâce à cet outil.

Canva


Outils productivité Canva

Il y a des tonnes d’outils de conception graphique sur le marché mais laisse moi te dire, si tu ne le sais pas encore, que Canva est mon chouchou. Si tu veux créer un design avec un rendu pro même si tu n’es pas graphiste c’est l’outil qu’il te faut.

Il est très simple d’utilisation, il n’y a pas de pré-requis pour savoir maitriser cet outil et faire de beau design contrairement à Illustrator et à Photoshop. La prise en main est intuitive, il suffit de faire glisser les différents éléments dont tu as besoin sur ton visuel.

Une fois que tu connais un peu les fonctions de Canva, tu peux rapidement gagner un temps considérable en créant tes propres templates. L’avantage, c’est qu’une fois réalisé, il te suffira pour les prochaines fois de retourner dessus et simplement les modifier… C’est un gain de temps assuré !

Si tu n’as pas la fibre créative ou tout simplement pas le temps de créer un design, aucun souci ! Tu as à ta disposition une bibliothèque de modèles sur Canva bien fournies qui est régulièrement mise à jour.

C’est typiquement le genre de choses qui va t’aider à gagner du temps.

Tous ces outils sont des moyens de travailler plus rapidement et de libérer plus de temps pour les autres priorités de ta vie. En utilisant les bons outils, ceux qui te conviennent et te permettre d’arriver au résultat recherché plus rapidement, tu peux gagner 1 à 2 heures par jour. Toutes ces heures cumulées pourraient se transformer en journées gagnées !

Dis moi en commentaire si toi aussi tu utilises ces outils, et n’hésite pas à partager les outils que tu utilises et qui ne sont pas cités dans cet article. On a tous nos petits chouchous et je suis curieuse de découvrir les tiens. 

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