« Il n’y a pas de vent favorable pour le bateau qui ne sait pas où il va »
Sénèque
Une to do list sert en premier lieu à lister ce que tu dois faire pour atteindre ton objectif. Car, si tu ne sais pas précisément ce que tu veux accomplir, tu ne seras pas capable d’avancer en direction de ton but. Tu ne pourras pas identifier les opportunités qui peuvent t’aider à y arriver, ni les raccourcis qui pourraient te faire gagner du temps et de l’énergie.
La to do list est un moyen simple mais qui peut s’avérer très efficace pour faire un pas devant l’autre en direction de ton objectif, même lorsque tu es en terrain inconnu. Elle aide à apprécier le chemin parcouru et indique les étapes restantes avant d’atteindre sa destination.
Imagine ta to do list comme des escaliers et chacune des tâches que tu ajoutes correspond à une marche. Progressivement, une marche après l’autre, tu finiras par atteindre le sommet des escaliers. Toutefois, il faut bien préparer sa to do list de façon à monter les marches et non pas les descendre ! Il y a certaines erreurs qu’il faut absolument éviter pour la rendre efficace. C’est ce que nous allons voir ensemble un peu plus bas dans cet article.
Ce serait tellement plus simple, si le fait de lister les actions qu’on souhaite réaliser nous garantissait à coup sûr leur accomplissement en temps voulu.
La réalité est un peu plus compliquée que ça … en général, on ne s’y prend pas correctement et la to do list devient rapidement trop longue, trop chargée, désorganisée et finit par devenir un fourre-tout démotivant. C’est l’effet inverse de celui recherché qui se produit !
On va commencer par voir Pourquoi faire une To Do List, ensuite on parlera des erreurs qu’il faut absolument éviter de commettre. Et enfin, je te dirais comment rendre ta to do list ultra efficace afin de t’aider à devenir plus productive.
1/ Pourquoi faire une to do list
- Clarifier ses idées et ses objectifs
Avec un esprit clair, on sait exactement ce que l’on veut, ce qu’il faut faire pour y arriver et quand le faire - Se libérer l’esprit en diminuant la charge mentale
En vidant son cerveau sur papier, on décharge notre mémoire, et on économise de l’énergie mentale - Structurer un plan d’action pour concrétiser ses pensées
Combien de fois il m’est arrivé de penser à quelque chose en me disant que c’est une idée géniale mais au final, rien ! Je ne passe pas à l’action car je ne sais pas par où commencer - Prioriser et coordonner ses actions
Avoir une to do list sous les yeux, aide à trier les tâches pour sélectionner d’abord celles qui sont prioritaires. Elle permet aussi de relier les actions dépendantes les unes des autres pour les traiter dans l’ordre. - Rester concentrée sur l’essentiel jusqu’à le terminer
Lorsque tu travailles sur quelque chose d’important, qui te demande des efforts, ton cerveau aura tendance à divaguer pour se diriger vers des choses plus faciles et/ou plus plaisantes. La to do list est un bon moyen pour éviter ça : tant que tu n’as pas checker la case c’est qu’il faut continuer à te concentrer dessus jusqu’à le terminer. - Eviter les distractions
Vouloir se mettre au travail, allumer son ordinateur et … Ne pas savoir quoi faire, ça te parle ? De fil en aiguille, tu finis sur les réseaux à liker et commenter les publications de tes copines. Avec une to do list, tu sais exactement ce que tu dois faire ! - Etre moins en proie à la procrastination
Quand tu dois faire quelque chose qui te parait compliqué, tu es tenté de le reporter au lendemain. Or, si tu découpes tes étapes en petites actions, ton cerveau l’interprète comme quelque chose de facile et te poussera à le faire immédiatement. - Gagner en efficacité
Une to do list peut vraiment te faire gagner du temps tout en boostant ta productivité grâce à sa facilité d’utilisation. - Centraliser ses idées et les taches à réaliser
En un coup d’œil, tu peux retrouver toutes tes idées et les actions prévues. C’est quand même bien mieux que de rechercher sur les post-it, carnets, feuilles volantes et autres appareils digitaux. - Evaluer la quantité de travail restante pour arriver à son objectif
Moi ! j’aime bien savoir combien de temps il me reste pour arriver quand je voyage. Les GPS sont top pour ça, ils estiment pour toi l’heure d’arrivée à ta destination !! Au travail, c’est pareil, j’aime bien savoir ce qu’il me reste à faire pour terminer, alors quand je vois qu’il n’y a plus qu’une case à cocher sur ma to do list pour atteindre mes objectifs, je jubile et ça me motive à terminer !! - Source de motivation et de good vibes
Parfois, il m’arrive d’avoir la flemme de faire ce qui est noté sur ma to do list. Mais quand je pense à la joie que je ressens quand je « check » la case, ça me met instantanément dans un état émotionnel qui me motive à me lancer ! En général, une fois lancée j’ai du mal à m’arrêter ! - Facilite l’organisation et la planification
Le dimanche quand je dois m’organiser pour la semaine qui arrive, je dégaine ma to do list. Ca me facilite beaucoup la planification de mes journées. Il est bien plus facile de s’organiser quand tu as une liste de chose à faire sous les yeux qu’il faut simplement répartir sur la semaine. Une fois ce travail terminée, je me sens beaucoup plus légère, plus sereine.
2/ Les erreurs fréquentes avec les to do list
Voici le Top 8 des erreurs à ne plus commettre, si tu veux que ta to do list devienne ton alliée !
- Feuilles volantes : Ecrire un peu partout ses idées et finalement, ne rien retrouver le moment voulu.
- Dresser une Wish List : Charger sa to do du jour et ne jamais terminer ce qu’on a à faire : Démoralisation assurée
- Etre trop vague : Si tu n’es pas assez précise dans la description, tu oublies ce que tu voulais dire en écrivant cette tâche et tu perds du temps à vouloir retrouver dans tes souvenirs ce à quoi tu pensais.
- Faire le mauvais choix : Noter uniquement des tâches non actionnables ou dépendantes les unes des autres, t’oblige à attendre que l’action précédente soit exécutée pour pouvoir avancer. Tu perds beaucoup de temps et tu prends le risque de laisser de côté ce qui est important.
- Absence de tri : Faire les tâches dans l’ordre noté sans les trier et les prioriser est une erreur fatale. Il faut toujours commencer par ce qui est le plus important.
- Ne pas parler le même langage que son cerveau : Tu dois avoir 2 To Do Lists : 1 sur laquelle tu notes tout ce que tu dois faire, et 1 to do list du jour n’excédant jamais 3 ou 4 choses à faire. Avoir constamment comme support sa to do complète est une erreur ! En voyant cette longue liste, le cerveau va interpréter qu’il faut tout faire. Il comprend qu’un effort intense devra être fourni. Mais, comme le cerveau préfère la facilité, il voudra fuir l’effort en se dirigeant vers des distractions et t’incitera à la procrastination.
- Ne pas estimer le temps des tâches : Ne pas savoir, à l’avance, combien de temps il te faudra pour réaliser une tâche faussera tout ton planning. Par voie de conséquence, c’est toute ton organisation qui s’effondre comme un château de carte !
- Pas de deadline : Ne pas déterminer de date butoir c’est prendre le risque de ne jamais terminer ce que tu as commencé.
3/ To Do List efficace : Mode d’emploi
Maintenant on parle des 9 choses que tu dois absolument faire pour rendre ta to do list ultra efficace. Nous avons vu plus haut pourquoi les to do list sont utiles et quelles erreurs il faut éviter. Maintenant, il est temps que tu deviennes efficace.
- Centraliser à 1 seul endroit
Choisis le moyen le plus pratique pour toi, et dresse ta to do list complète. Application, carnet, ou outil peu importe !! Fais un choix et centralise tout au même endroit. Vide ton cerveau par écrit et n’oublie pas de faire le ménage de temps en temps : Supprime, délègue, ou reporte si tu ne peux pas exécuter les actions rapidement. - Prendre l’habitude de noter tout de suite
Chaque fois que tu as une idée ou une action à réaliser, note la ! Tu feras le tri plus tard. Autrefois, avant de commencer à tout noter, il m’arrivait de me souvenir que j’avais eu une bonne idée mais impossible de me souvenir de l’idée en question. Je pense que ce genre de choses t’arrive aussi. La solution c’est de tout noter tout de suite. - Outil de travail quotidien : la base de l’organisation
Utilise une to do list quotidienne dans laquelle tu choisis les actions les plus importantes du moment. Pose toi ce genre de question : Si je ne pouvais faire qu’une seule chose aujourd’hui, la plus importante, quelle serait l’action ? Une fois ton choix fait, trouve un créneau dans ta journée pour l’exécuter. En fonctionnant de cette façon, tu vas avancer plus rapidement dans tes projets et tu constateras des résultats significatifs. - Planifier ses taches
Le dimanche, j’ai pour habitude de lister tout ce que je souhaite réaliser dans la semaine à venir. Ensuite, je prends le temps de « caser » chaque action pendant mon temps de travail. C’est un peu comme le jeu Tétris (tu connais certainement) sauf qu’ici il faut imbriquer des taches pendant le temps de travail disponible. - Noter le temps nécessaire pour l’accomplissement de la tâche
Avant de commencer à travailler, il faut que tu prennes l’habitude d’estimer le temps de la tache à réaliser. Je ne sais pas si tu connais la loi de Parkinson qui dit, en gros : plus tu as de temps pour faire quelque chose et plus le temps de réalisation se dilatera pour occuper tout l’espace temps. Ce qui veut dire, plus tu as de temps pour réaliser une tache et moins tu seras efficace. Au lieu d’aller à l’essentiel et terminer en 1 heure, tu vas t’arrêter sur des détails superflus et tu mettras 2 heures. Si tu as du mal à estimer le temps nécessaire, chronomètre toi quand tu travailles, et essaye de travailler le plus rapidement possible. - Se concentrer sur l’essentiel
Si tu veux vraiment devenir productive et efficace, il faut savoir choisir tes taches. Inutile d’en avoir 10 ou 15 qui au final ne font pas avancer tes projets. Choisis uniquement 2 ou 3 actions bien ciblées c’est amplement suffisant.
Même si tu es tentée de mettre dans ta to do list du jour, pleins de toutes petites actions parce que tu kiffes (limite addict) cocher les petites cases, laisse tomber ce n’est pas une stratégie gagnante ! - Ajuster sa charge de travail sans surestimer ses capacités
Il n’y a rien de plus frustrant et démotivant que, de travailler 8 heures par jour et finir ses journées avec ce goût amer : l’impression de ne jamais en faire assez !!!
Le cerveau à tendance à minimiser le temps nécessaire pour réaliser une tâche. Par conséquent, on surcharge nos journées de travail et on n’arrive jamais à terminer tout ce qui était prévu. Chaque fois que tu commets cette erreur c’est comme si tu t’injectais un poison à effet lent qui s’attaque à l’estime et la confiance en soi.
Il vaut mieux programmer seulement 1 ou 2 tâches et lorsque tu les as terminer, choisir une nouvelle tache dans ta to do list générale. Tu inverses le processus et tu finis tes journées hyper fière d’en avoir fait plus que prévu ! - Trier sa to do list régulièrement (supprimer/déléguer/reporter)
Il est indispensable de trier sa to do list régulière afin de :
– Supprimer ce qui n’est plus nécessaire ou qui est devenu obsolète,
– Déléguer ce qui vous prend beaucoup de temps et vous apporte peu de valeur en retour. Tout comme, il est préférable de déléguer ce qui demande beaucoup de compétences que vous n’avez pas encore et qui joue un rôle majeur dans votre business.
– Reporter les actions qui ne demandent pas une intervention immédiate de votre part ou bien qui requiert la réalisation d’une autre action avant. - Done list en fin de semaine + gratification différée
Le cerveau aime recevoir des récompenses. Il libère un neurotransmetteur appelé la dopamine qui nous fait ressentir une sensation de plaisir, et ceci permet d’entretenir la motivation pour avancer. Prendre l’habitude de se récompenser une fois le travail ou la semaine terminés activera des processus mentaux bénéfiques. Parfois, la reconnaissance du travail accompli grâce à une Done List (liste du travail déjà fait) suffit à activer ce mécanisme et permet d’apprécier le chemin parcouru.
4/ Outils pour créer une to do list à portée de doigt
Maintenant il ne te reste plus qu’à choisir ton support (papier ou digital ?) et te familiariser avec. Tu connais désormais tous les secrets de la to do list pour en faire une véritable alliée.
4 ACTIONS SIMPLES POUR DOUBLER TA PRODUCTIVITE
